يتطلب تسجيل الولادات توفر الوثائق التالية :
- تقرير طبي من القابلة أو المشفى الذي حصلت فيه الولادة .
- شهادة ولادة من المختار أو من يقوم مقامه حيث تكون الشهادة موقعة من شاهدين .
- اصطحاب دفتر العائلة مع تلك الوثائق إلى أمانة السجل المدني التي يتبع لها قيد الزوج.
- في حال كان الزوج يقيم في منطقة أخرى بإمكانه التقدّم لتسجيل واقعة الولادة إلى دائرة السجل المدني ضمن المنطقة التي يقيم فيها , حيث تسجل في سجل خاص وفقاً للأصول .
- أما بالنسبة للمقيمين خارج البلاد فتجري معاملة تسجيل الولادة وفقاً للقوانين المعمول بها وفقاً لكل بلد , و من ثم تسجيلها في القنصليات السورية و التي ترسل بدورها بيان الولادة إلى أمانة السجل المدني في سورية لتسجيلها أصولاً .
