عند حصول واقعة وفاة يجب اتخاذ ينبغي تسجيلها في صحيفة السجل المدني الخاصة بالمتوفى ونميز بيع العديد من الحالات :
أولاً – الوفاة في الأحوال العادية:
- يجب تنظيم “شهادة وفاة” من المختار موقعة من شاهدين
- الحصول تقرير طبي يوضح سبب الوفاة .
- يتم تقديم تلك الوثائق مع البطاقة الشخصية و البطاقة العائلية إلى مديرية الشؤون المدنية ( النفوس ) قسم الوفيات .
ثانياً – تسجيل الوفيات التي تحدث بسبب الحوادث:
- تنظم شهادة وفاة من قبل المشفى وترفق صورة عن ضبط الشرطة.
- تقدم المعاملة إلى أمين السجل المدني حسب الأصول .
ثالثاً – تسجيل وفيات الذين يولدون أمواتاً:
- تسجل وفيات الأطفال الذين يولدون أمواتاً استناداً إلى شهادة تعطى من الطبيب أو القابلة فقط و يذكر في الشهادة عبارة (مولود غير حي)
- تسجل شهادة الوفاة في سجل الواقعات فقط لدى أمانة السجل المدني .
رابعاً – الوفيات التي تحصل خارج سورية:
- يجب الحصول على شهادة وفاة من الطبيب أو المستشفى التي توفي فيها، يتم توثيقها من الشؤون المدنية في ذلك البلد.
- ثم يتم تسجيل الوفاة لدى السفارة السورية، ويرسل القنصل السوري بيان الوفاة إلى وزارة الداخلية
- ترسل وزارة الداخلية شهادة الوفاة إلى أمين السجل المدني الذي يتبع له المتوفى لتسجيل ذلك على صحيفته.
